Kimmo Kilpeläinen: IT-hanke edellyttää ihmisten johtamista

Muutos aiheuttaa organisaatioissa aina kipuilua. Johtamisella ja loppukäyttäjien sekä johdon osallistamisella muutoshankkeet on kuitenkin mahdollista viedä läpi onnistuneesti.

Mitä yhteistä on onnistuneiden it-hankkeiden takana? Jos Kimmo Kilpeläiseltä kysytään, niin projektin huolellinen valmistelu, riittävät resurssit sen läpivientiin sekä koko mittavan muutosmatkan onnistunut johtaminen.

Kilpeläinen puhuu aiheesta usean toiminnanohjausjärjestelmän uudistuksen kokemuksella.Raute Oyj:ssä hänen vastuullaan on ollut huolehtia hankkeesta organisaation hankintatoimen näkökulmasta. Lisäksi Kilpeläinen oli aikaisemmin Konecranes Finland Oy:ssä vastaavanlaisessa tehtävässä. "ERP-hanke on yrityksille yksi sen suurimmista muutoksista. Jos siihen suhtaudutaan 'plug and play' -periaatteella, voi edessä olla vaikeita aikoja", povaa Kilpeläinen.

IT-hankkeissa huolellista valmistelua ja projektin koordinointia ei voi Kilpeläisen mukaan liiaksi korostaa. "Esimerkiksi ennen ERP-hankkeeseen lähtemistä tulee yrityksen varmistaa nykyisten prosessien olevan hyvin dokumentoitu ja niiden validius on syytä tarkastaa”, Kilpeläinen sanoo.

Kilpeläinen muistuttaa, että tarkistus koskee myös tukitoimintoja ja erityisesti niin sanotun master datan hallintaa, kuten esimerkiksi nimikkeitä, tuoterakenteita sekä asiakas- ja toimittajadataa. Myös puuttuvat prosessit tulee dokumentoida viimeistään tässä vaiheessa.

"Kun tilannekuva on selvä, tulee johdon käyttää riittävästi aikaa varmistaakseen koko järjestelmäkartan tavoitemallin olevan linjassa yritysstrategian ja kasvutavoitteiden kanssa. Vasta tämän jälkeen on aika kartoittaa järjestelmäkandidaatteja, sillä ilman selkeää tavoitetta voi tulla hankittua osaoptimoitu ratkaisu", Kilpeläinen sanoo.

ERPissä master data on kuningas

Moderni ERP perustuu vahvaan master dataan, jonka tulisi olla erinomaisessa kunnossa heti alusta alkaen. Mikäli yrityksen toimintakulttuuri on ollut luova, voi Kilpeläisen mukaan edessä olla isoja kysymyksiä.

”Master datan saattaminen uuden ERP:n edellyttämälle tasolle vaatii paljon aikaa ja resursseja. Johdon tulee huolehtia huolellisesta datan puhdistamisesta ja rikastamisesta. Jälkimarkkinapainotteiset yritykset joutuvat käyttämään datan puhdistamiseen merkittävän määrään aikaa vielä vuosia käyttöönoton jälkeen.”

Pelkkä datan saattaminen kuntoon ei riitä, vaan sitä tulee myös ylläpitää. Tässä johdolla on vastuu allokoida riittävät resurssit myös datan ylläpitoon.

”Lisäksi hyvä kysymys on, miten paljon yritys on valmis muuttamaan toimintatapaansa modernin ERP:n tehokkaan käyttöönoton vuoksi. Diesel Mersusta ei kannata rakentaa Teslaa, ellei ole visiota siitä, mitä uusilla ominaisuuksilla tehdään”, Kilpeläinen sanoo.

Johda muutosta

Viime kädessä IT-hankkeet onnistuvat tai kaatuvat järjestelmiä käyttävien ihmisten myötä. Siksi muutosjohtaminen on elinehto onnistumiselle, Kilpeläinen muistuttaa.

”Uuden ERP:n tuominen aiheuttaa monelle pelon ja epävarmuuden tunteita. Johdon on annettava tilaa ERP-hankkeen nostattamille tunteille ja varmistettava avainhenkilöstön sitoutuminen jo projektin alkuvaiheessa”, Kilpeläinen sanoo. Koko organisaation olisi tärkeää sisäistää, miksi muutos tehdään ja siksi ajatus pitää siirtää järjestelmästä uusiin toimintatapoihin. ”Viime kädessä ERP-hankkeen käyttöönotto ei kuitenkaan ole mielipideasia, vaan pakollinen osa yrityksen kasvutarinaa. Vastarannan kiisket on hyvä tunnistaa ja tarvittaessa heidän muutosvastarintaansa pitää puuttua nopeasti.”

Kimmo Kilpeläinen puhuu LOGY Conferencessa aiheesta "Organisaatiomuutos – Herättäjä vai motivaation tappaja".
LOGY Conference 9.-10.2.2023