Viritä firman hankintaosaaminen huippukuntoon

Helsingissä vieraileva kansainvälinen hankintaguru tykkää järjestelmistä, mutta aloittaa aina ihmisestä.

Jos et vielä tiedä, millä tavalla hankinta valjastetaan innovaatioiden katalysaattoriksi, osallistu syyskuun lopulla IFPSM World Summit 2018 -tapahtumaan.

Estradille nousee muun muassa tulisieluinen hankintavalmentaja Ingrid de Doncker, jonka mielestä ostotoiminta ymmärretään liian usein organisaation ydinbisnestä avustavaksi, mekaaniseksi sarjaksi pakollisia rutiineja.

”Jos tarkastelemme hankintaa ainoastaan operatiivisina toimenpiteinä, jätämme suurimman osan sen potentiaalista hyödyntämättä. Hankinta pitää nähdä strategisena resurssina, jolla sekä rakennetaan tämän hetken kilpailukykyä että avataan reittiä tulevaisuuteen”, de Doncker linjaa.

Ravistele rohkeasti

Belgiassa syntynyt ja sittemmin Irlantiin asettunut de Doncker tuntee aiheensa läpikotaisin. Työskenneltyään yli 20 vuotta erilaisten organisaatioiden hankintatehtävissä hän jätti palkkauransa, perusti oman yrityksen ja ryhtyi konsultiksi vuonna 2013.

Riippumattomana neuvonantajana ja kouluttajana de Doncker sanoo löytäneensä elämäntehtävänsä.

Mitä syvemmälle toimeksiantajan haasteisiin hän pääsee sukeltamaan, sitä palkitsevammalta työ tuntuu. Usein prosessi alkaa yleisiksi totuuksiksi luutuneiden kliseiden ravistelulla.

Esimerkkinä de Doncker mainitsee teknologiauskon.

”Toisinaan asiakas olettaa selättävänsä hankinnan ongelmat vaikkapa lohkoketjulla tai satsaamalla avoimiin alustoihin. Pitäisi ymmärtää, että ne ovat välineitä, joiden tarkoituksenmukaisuutta on arvioitava osana laajempaa kokonaisuutta.”

Lopputulos on de Donckerin mukaan todennäköisesti pettymys, mikäli parannetaan vain työkaluja, ja jätetään muut osa-alueet ennalleen.

Katso kokonaisuutta

Kun de Doncker ryhtyy avaamaan hankintaprosessin pullonkauloja, hän aloittaa perustasta.

Hän sanoo, että jokainen organisaatio ̶ riippumatta siitä, onko kysymyksessä yksityinen yritys vai julkinen palvelutuottaja ̶ rakentaa toimintansa viiden pilarin varaan.

”Tärkein on tietenkin ihminen. Sen jälkeen tulevat prosessit, osaamispääoma, teknologia ja kulttuuri”, de Doncker luettelee.

Analysoidessaan kokonaisuutta hän saattaa havaita, että organisaatiossa on vahva hankintakompetenssi, jonka kukoistusta varjostaa ymmärtämätön johtamiskulttuuri. Toisinaan solmu löytyy teknologian tarjoamien mahdollisuuksien ja käyttäjien puutteellisten taitojen välisestä ristiriidasta.

Yksinkertaisia kysymyksiä esittämällä de Doncker johdattaa asiakkaansa hahmottamaan hankintafunktion nykytilan: miksi, kuka, mitä, milloin, kuinka ja missä?

”Näin saamme nopeasti vastauksen ydinkysymykseen: onko hankinta raskas kuluerä vai proaktiivinen tuloksentekijä?”, de Doncker havainnollistaa.

Nosta profiilia

Organisaatiolleen arvoa tuottavan hankintatiimin tunnusmerkkejä ovat de Donckerin mukaan itsekriittisyys ja ennakkoluulottomuus sekä hyvä yhteistyö sidosryhmien kanssa. Kunnianhimoinen hankintatiimi katsoo joka päivä peiliin ja kysyy, miten hyvin se täytti tehtävänsä tänään.

”Hankinnalla voi olla vain yksi tavoite, ja se on vaikuttaminen viivan alla näkyvään tulokseen. Siihen tarvitaan oikeanlaista asennetta, ammattitaitoa ja työkaluja. Puutteita havaitessaan tiimi ryhtyy oma-aloitteisesti korjaamaan tilannetta.”

Yhteen hiileen puhaltamisesta voisi de Donckerin mielestä hyötyä koko hankintayhteisö sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. Hankintayhteisön kannattaisi unohtaa vääränlainen vaatimattomuus ja nostaa profiilia rohkeasti, jotta alalle hakeutuu kyvykkäitä ihmisiä myös tulevaisuudessa.

Erityisesti se harmittaa, ettei hankintatoimen vaativuutta ja yhteiskunnallista arvoa vielä riittävässä määrin ymmärretä.

”Kompleksisessa maailmassa luovivan ostajan on osattava puntaroida muun muassa ihmisoikeuskysymyksiä ja ympäristövaikutuksia logistisen ketjun varmuuden ja kustannustehokkuuden ohella.”

Ole poikkitieteellinen

”Tänä päivänä hankintatyö on poikkitieteellistä toimintaa, joka edellyttää laajaa yleissivistystä”, de Doncker toteaa ja tiivistää näkemyksensä kolmeen sanaan peehen: people, planet, profit.

Ihmisten hyvinvointi, maapallon kestävä tulevaisuus ja työn tuottavuus ovat haasteita kaikenlaisille organisaatioille riippumatta toimialasta, koosta, sijainnista tai omistuksesta.

Vaikka olettaisi julkisen sektorin näyttävän muille mallia vastuullisesti organisoidusta hankintafunktiosta, asia on de Donckerin mukaan päinvastoin.

Hän patistaakin verorahoitteisia palvelutuottajia pikimmiten analysoimaan hankintaprosessejaan ja investoimaan erityisesti teknologiaan.

”Julkishallinnossa kallisarvoista inhimillistä pääomaa tuhlautuu kehnoista järjestelmistä johtuvien mekaanisten virheiden korjaamiseen sen sijaan että hankinta-ammattilaiset voisivat keskittyä toimintojen kehittämiseen.”

Ingrid de Doncker esiintyy IFPSM World Summitissa 27.–28.9.2018

Teksti: Paula Launonen, kuva: Oleary Photo