Täsmälliset sopimukset suojaavat ostajaa
IT-sopimusehtoihin on syytä perehtyä huolellisesti ja pohtia, mitä mikäkin sopimuksen kohta tarkoittaa oman yrityksen kannalta. Usein riittävät valmiit IT2018-sopimuspohjat.
”Sopimusten tekeminen on merkittävä osa yrityksen riskienhallintaa. Siksi eri skenaarioiden läpikäynti on tärkeää ennen kuin sopimuksia ryhdytään allekirjoittamaan”, kiteyttää Senior Managing Consultant Mikko Särkkä Midagon Oy:stä ehtojen tarkan läpikäynnin tärkeyttä. Särkkä on käyttänyt yli 15 vuoden ajan IT-ehtoja muun muassa tietohallintojohtajan tehtävissä. Hän on myös ollut mukana kehittämässä IT2015-sopimusehtoja.
IT2018-sopimuspohjat jäsentävät ostajan ja toimittajan välillä muun muassa sitä, miten tiettyjä ehtoja käytetään. Särkkä pitää oleellisimpina mahdollisten riitojen ratkaisutapoja, korvausvelvollisuutta muun muassa viivästymisen varalta, vastuunrajoituksia, sopimuksen purkamisen ehtoja, salassapitoa sekä henkilötietojen käsittelyä. ”Näiden lisäksi itse sopimuksen kohde pitää tietysti määritellä huolellisesti sekä siihen liittyvät toimitussuunnitelmat, palvelukuvaukset ja palvelutasojen määritykset.” Esimerkiksi IT2018 EJT, eli Erityisehtoja tietojärjestelmien ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen toimituksista -ehdot käsittelevät oikeuksia lopputuloksiin.
”Kyse on siitä, miten ohjelmistoa saa käyttää ja kuuluuko siihen asiakkaan oikeus itse muokata ohjelmistoa.” IT2018 EOY:ssä, eli Erityisehtoja ohjelmistojen ylläpitopalveluista -ehdoissa puolestaan sovitaan ohjelmiston ylläpidosta. Mikäli ylläpito siirtyy esimerkiksi toiselle palveluntarjoajalle, sopimuksessa olisi hyvä olla selkeästi sovittuna, mihin saakka edellinen toimittaja tukee asiakasta siirtymävaiheessa.
"Sopimukseen on syytä määritellä, millä oikeuksilla yritys saa
oman datansa käyttöön, jos palveluntarjoaja muuttuu."
Särkkä huomauttaa, että IT2018 EOY:stä ollaan nykyään kuitenkin jo vahvasti menossa kohti IT2018 ETP:tä, eli Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista. Siinä sovitaan koko palvelun toimittamisesta ja ylläpidosta pilvipalveluna.
”Siksi sopimukseen on syytä määritellä, millä oikeuksilla yritys saa oman datansa käyttöön, jos palveluntarjoaja muuttuu. Tällä voi olla suuria vaikutuksia lopputuotteen käytettävyyteen ja jopa yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuteen”, Särkkä muistuttaa.
Asiantuntijapalveluihin liittyvä IT2018 EAP- eli Erityisehtoja konsultointi- ja muista asiantuntijapalveluista -osio on Särkän mukaan erinomainen pohja erityisesti määräaikaisiin toimeksiantoihin.
Selkeys on valttia
Liiallinen ehtojen määrä ei kuitenkaan ole kenenkään etu. Särkkä kertoo, että joskus toimittajalla saattaa olla monia erilaisia sopimusehtoja, kuten vaikka puite- ja palveluehtoja, joiden lisäksi vielä tehdään IT2018-ehdot kuin varmuuden vuoksi.
”Tällöin sopimukseen liitetään aivan liian monia ehtoja. Sopimuksia tehdessä selkeys on erittäin tärkeää, ettei kokonaisuutta tarvitse tulkita kovin monesta liitteestä.”
Särkän mukaan niin sanotuille ei-lakiasiantuntijoille sopivat ja riittävät IT2018-ehdot, joista kannattaa ottaa valmiit sopimuspohjat käyttöön. Merkitystä on sillä, missä järjestyksessä sen sisältämiä osioita käytetään.
”Ensimmäisenä sopimuksessa kannattaisi olla Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä, eli IT2018 EHK, jossa määritellään EU:n tietosuoja-asetus- eli GDPR-ehdot, sitten valitut erityisehdot ja vasta viimeisenä IT2018 YSE-yleisehdot.”
Särkkä kehuu henkilötietojen käsittelyä IT2018-versiossa käteväksi lisäksi aikaisempiin ehtoihin.
”IT2018 EHK -ehtoja käytettäessä kannattaa varmistaa, onko henkilötiedoille mahdollinen sijainti vain EU/ETA-alueella vai myös sen ulkopuolella. Myös vakioehtojen vahingonkorvausvelvollisuuden riittävyys on usein syytä varmistaa tapauskohtaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä puutteista yritykselle mahdollisesti määrättävät sanktiot voivat olla suuria.” Vaikka ostaja ja toimittaja käyttäisivätkin valmista sopimuspohjaa, voi ehtoihin tehdä muutoksia. Pääasia on, että jos jotakin ehtojen kohtia sovelletaan, ne merkitään täsmällisesti.